Bent u op zoek naar een vertrouwenspersoon om de gewenste omgangsvormen en integriteit binnen uw organisatie te waarborgen? Neem gerust contact met mij op. Ik bied medewerkers die te maken hebben met grensoverschrijdend gedrag of integriteitskwesties een luisterend oor, deskundig advies en passende begeleiding.
Ongewenste omgangsvormen komen voor in alle sectoren. Dit omvat onder andere (seksuele) intimidatie, pesten, agressie, geweld en discriminatie. Daarnaast kunnen integriteitskwesties een rol spelen. Uit eigen ervaring weet ik hoeveel impact dit op mensen kan hebben.
Als vertrouwenspersoon wil ik bijdragen aan gezonde organisaties waar mensen met plezier kunnen werken. Een veilig meldklimaat gaat verder dan alleen een meldprocedure en een gedragscode; het vraagt ook om goede voorlichting over de rol van de vertrouwenspersoon binnen de organisatie. Het bespreekbaar maken van ongewenste omgangsvormen heeft bovendien een sterke preventieve werking.
Een externe vertrouwenspersoon is geheel onafhankelijk en zorgt voor een vertrouwde omgeving waarin medewerkers veilig hun hart kunnen luchten en hun zorgen kunnen delen. Het voordeel van een externe vertrouwenspersoon is de afstand tot de organisatie. Een externe vertrouwenspersoon is objectief en heeft geen (machts-) relatie of emotionele band met de mensen binnen een organisatie. De drempel voor medewerkers is hierdoor een stuk lager.
Een vertrouwenspersoon heeft drie taken, die hieronder nader omschreven worden:
De vertrouwenspersoon is het aanspreekpunt voor de melder en zorgt voor de eerste opvang. Samen zoeken we naar oplossingen en geef ik inzicht in de te volgen routes.
Goede voorlichting over de rol van de Vertrouwenspersoon is belangrijk. Een Vertrouwenspersoon kan alleen effectief zijn als medewerkers je kunnen vinden. Het ontwikkelen van voorlichtingsmateriaal en het verzorgen van presentaties en lezingen helpen hierbij.
De vertrouwenspersoon adviseert de organisatie gevraagd en ongevraagd als het nodig is (minimaal 1 x per jaar) over de sfeer, het werkklimaat en het gedrag binnen de organisatie. De Vertrouwenspersoon heeft een waardevolle signaalfunctie.
Een veilige en gezonde werkomgeving is essentieel voor zowel werkgevers als werknemers. Wettelijke kaders zoals het Burgerlijk Wetboek, de Arbeidsomstandighedenwet en de Wet Bescherming Klokkenluiders leggen werkgevers verschillende verplichtingen op om psychosociale arbeidsbelasting (PSA) te voorkomen en een open meldcultuur te bevorderen. Hoewel het aanstellen van een vertrouwenspersoon nog niet wettelijk verplicht is, wordt dit steeds vaker gezien als een effectieve maatregel om medewerkers een veilige plek te bieden voor het bespreken van misstanden. In deze tekst worden de relevante wettelijke bepalingen en het wetsvoorstel tot verplichtstelling van een vertrouwenspersoon toegelicht.
Burgerlijk wetboek – Hoewel het BW de vertrouwenspersoon niet verplicht stelt, kunnen werkgevers via deze algemene wettelijke kaders worden aangesproken op hun verantwoordelijkheid om een veilige werkomgeving te waarborgen.
Werkgevers zijn verplicht zich als een goed werkgever te gedragen. Dit betekent onder andere dat zij zorg moeten dragen voor een veilige en gezonde werkomgeving, waarin werknemers zonder angst voor represailles misstanden kunnen melden. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan hieraan bijdragen.
Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) – Deze wet verplicht werkgevers beleid te voeren om psychosociale arbeidsbelasting (PSA) te voorkomen en meldingen of klachten hierover adequaat af te handelen. PSA omvat volgens de Arbowet factoren zoals discriminatie, seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten en werkdruk, die stress op de werkvloer kunnen veroorzaken.
Werkgevers zijn verplicht de risico’s op PSA in kaart te brengen via een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RIE). Op basis hiervan moeten zij een plan van aanpak opstellen om PSA te voorkomen.
Het aanstellen van een vertrouwenspersoon wordt beschouwd als een effectief onderdeel van dit beleid. Ook de Arbeidsinspectie erkent de vertrouwenspersoon als een waardevol instrument binnen het PSA-beleid. Hoewel dit nog geen wettelijke verplichting is, kiezen veel bedrijven er bewust voor om een vertrouwenspersoon aan te stellen en zo bij te dragen aan een veilige en gezonde werkomgeving.
Wetsvoorstel verplichte vertrouwenspersoon – Op 23 mei 2023 is een initiatiefwetsvoorstel tot verplichtstelling van een vertrouwenspersoon aangenomen. Als de Eerste Kamer het wetsvoorstel ook aanneemt, zal in de Arbowet de verplichting worden opgenomen dat vrijwel iedere werknemer zich kan wenden tot een vertrouwenspersoon.
De verplichting tot het aanstellen van een vertrouwenspersoon geldt vooralsnog voor organisaties vanaf tien medewerkers. Bij de evaluatie van de wet zal worden bekeken of de verplichting moet worden uitgebreid voor alle organisaties, zoals oorspronkelijk ook de bedoeling was.
Wet Bescherming Klokkenluiders – Deze wet verplicht werkgevers met 50 of meer werknemers om een interne meldregeling te hebben voor misstanden. Deze wet versterkt de bescherming van werknemers die misstanden melden, zoals fraude, corruptie of gevaar voor de volksgezondheid.
Werknemers kunnen in alle vertrouwelijkheid hun verhaal met mij delen. Het voordeel van mijn rol als externe vertrouwenspersoon is dat ik geen directe betrokkenheid heb bij hun werksituatie, waardoor ik een onafhankelijk en onbevooroordeeld luisterend oor kan bieden.
Als vertrouwenspersoon bouw ik een vertrouwensrelatie op met de melder. Zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid staan centraal in mijn werkwijze. Ik bied advies over mogelijke vervolgstappen, maar de melder behoudt altijd de regie over het proces.
Als vertrouwenspersoon heb ik een geheimhoudingsplicht. Alleen in uitzonderlijke gevallen, zoals bij strafbare feiten die mij in gewetensnood brengen, kan hiervan worden afgeweken. In zo’n situatie overleg ik altijd eerst met de melder voordat verdere stappen worden ondernomen.
Een vertrouwenspersoon heeft een preventieve rol. Vroege signalering kan erger voorkomen. Zoals ziekteverzuim, conflicten en reputatieschade.
Preventieve rol
Door een vertrouwenspersoon aan te stellen, laat je als werkgever zien dat je ongewenste omgangsvormen wilt voorkomen en dat je waarde hecht aan een prettige werkomgeving. Je streeft ernaar conflicten te voorkomen en op te lossen. Daarnaast kan het werken met het concept van Positieve Gezondheid hierbij een waardevolle rol spelen. Door goed voor je medewerkers te zorgen en een klimaat te bevorderen waarin gezondheid en welzijn centraal staan, creëer je een omgeving waarin medewerkers zich prettig en betrokken voelen.
Vroege signalering
Zorg dat de vertrouwenspersoon gemakkelijk toegankelijk is. Wanneer medewerkers eenvoudig de weg naar de vertrouwenspersoon weten te vinden, kan dit vroegtijdige signalering mogelijk maken en veel betekenen voor alle betrokkenen.
Terugbrengen ziekteverzuim
Een aanzienlijk deel van het ziekteverzuim ontstaat jaarlijks door psychosociale arbeidsbelasting. Door hier tijdig op in te spelen, kun je dit verzuim aanzienlijk verminderen of zelfs voorkomen.
Verklein de kans op reputatieschade
Ongewenste omgangsvormen kunnen leiden tot reputatieschade voor de organisatie. Door conflicten snel op te lossen, beperk je deze schade. De afgelopen jaren zijn hier talloze voorbeelden van in de media verschenen, waarbij uiteindelijk niemand als winnaar uit de bus kwam. Daarentegen genieten organisaties met een gezonde werkcultuur van een sterkere reputatie op de arbeidsmarkt.
Moet je altijd met naam en toenaam melden bij de vertrouwenspersoon? Sommige organisaties denken van wel, maar daarmee kunnen belangrijke signalen verloren gaan. Niet iedereen voelt zich veilig om met naam en toenaam iets te melden. Toch zijn juist die signalen vaak belangrijk om op tijd in te grijpen en grotere problemen te voorkomen.
Een anonieme melding heeft misschien wat nadelen – je kunt niet zomaar doorvragen of alles checken – maar het kan wél iets in gang zetten. Zeker als er meerdere meldingen binnenkomen, kan dat wijzen op een patroon of een onveilige werksituatie. En hoe eerder je dat weet, hoe beter je kunt ingrijpen voordat het escaleert.
De ervaring in de praktijk is dat vertrouwenspersonen soms weinig meldingen krijgen, terwijl er achter de schermen duidelijk iets speelt. Door anoniem melden mogelijk te maken, kunnen mensen tóch hun verhaal kwijt – zonder drempels.
Borgvertrouwen werkt graag met TrusTool: het is een handige en veilige manier om contact te leggen met de vertrouwenspersoon, ook anoniem, als dat fijner voelt. En past anoniem melden niet bij jullie organisatie? Dan zet je die functie gewoon uit. TrusTool helpt om signalen eerder op te vangen. Zo voorkom je (reputatie) schade én werk je aan een veilige organisatiecultuur.
Maak jouw bedrijf veiliger, gezonder en zorg voor minder verzuim.
